Die regelmäßige Wartung technischer Anlagen ist selbstverständlich, oft sogar Voraussetzung für eine Betriebserlaubnis (TÜV). Bei einer Orgel kann besonders nach einer umfassenden Überholung der erreichte Zustand mit der regelmäßigen Wartung langfristig gehalten werden. Erfahrungsgemäß liegt bei den aller 20 bis 25 Jahren fälligen Ausreinigungen der Kostenanteil für Reparaturen deutlich niedriger, wenn die Orgeln regelmäßig gewartet wurden. Die sporadische Beauftragung von Firmen erfolgt oft erst nach Auftreten von Störungen, die bei rechtzeitigem Abstellen der Ursachen hätten vermieden werden können. Von der Vernachlässigung gefährdet sind besonders seltener gespielte Instrumente, während bei Konzertbetrieb die dichte Betreuung durch Fachleute in der Regel auch ohne Vertrag gewährleistet ist. Der Abschluss von Wartungsverträgen ist auch sinnvoll für eine gewisse Verbindlichkeit auf beiden Seiten, nicht zuletzt können die Kosten fest im jährlichen Haushalt eingeplant werden. Der Turnus sollte sich nach der Störanfälligkeit richten, bei den meisten Orgeln genügt eine Wartung alle zwei Jahre und die Nachstimmung lediglich von verstimmten Einzeltönen.

Gerade in größeren Kirchgemeindestrukturen ist dieser Gedanke naheliegend, um den Aufwand für Terminvereinbarungen und Abrechnungen zu reduzieren. Das Anliegen ist berechtigt, aber nicht uneingeschränkt empfehlenswert. Gerade bei jüngeren Instrumenten legen die Erbauerfirmen oft großen Wert darauf, „ihre“ Orgeln als Referenzobjekte in tadellosem Zustand zu erhalten, meist ist die Beauftragung zur Wartung mit einer Garantieverlängerung verbunden. Der Abschluss eines Wartungsvertrags mit einer anderen Firma würde nicht nur zum Garantieverlust führen, sondern wäre, solange kein triftiger Grund vorliegt, auch einfach unfair. Ähnliches gilt nach Restaurierungen, zumal die ausführenden Firmen die Orgeln dann mit allen Besonderheiten und Tücken kennen. Durch Restaurierungen und Instandsetzungen haben Firmen oft spezielle Erfahrungen mit den Bauweisen bestimmter historischer Orgelbauer oder pneumatischer Systeme, die auch bei der Empfehlung von Firmen für Baumaßnahmen durch die Orgelsachverständigen beachtet werden. Es wäre unklug, diese besonderen Kompetenzen nicht auch beim Abschluss von Wartungsverträgen zu berücksichtigen. Die Zusammenarbeit mit mehreren Firmen bietet den Kirchgemeinden zudem den Vergleich von Qualität und Zuverlässigkeit, bei Beanstandungen sollte jedoch zunächst die betreffende Firma die Möglichkeit zur Nachbesserung erhalten. Sind nach Kündigungen oder für bislang ungewartete Orgeln Verträge neu abzuschließen, kann natürlich eine Bündelung von Verträgen mit wenigen Firmen angestrebt werden. Als positiver Effekt wird sich dabei eine Art Budgetdenken einstellen, indem Firmen, die in einer Kirchgemeinde für mehrere Orgeln ein gewisses Stundenkontingent eingeplant haben, dieses je nach erforderlichem Aufwand flexibel einsetzen können.          

Wie in Heizkörpern setzt sich der bewegliche Staub besonders dort ab, wo Luft bewegt wird, verengt Querschnitte und behindert die Strömung. Besonders kleinere Pfeifen werden unmerklich immer leiser und tiefer, die Orgel verliert an Klangkraft und durch häufiges Höherstimmen wird die Stabilität der Pfeifen aus weichen Zinnbleilegierungen verschlissen. Gröbere Partikel wie herabrieselnder Putz oder Tierkadaver (von der Fliege bis zur Schleiereule) lassen Pfeifen verstummen oder verursachen Heuler, wenn sie auf Ventilflächen gelangen. Empfohlen wird deshalb eine Reinigung aller 20 bis 25 Jahre, doch das Staubaufkommen in Kirchen ist sehr unterschiedlich. Der meiste Staub wird in Form kleinster Textilfasern eingetragen, steht also in Zusammenhang mit der Zahl von Besuchern und Veranstaltungen. Besonders in touristisch stark frequentierten Kirchen ist deshalb oft schon alle 10 bis 15 Jahre eine Ausreinigung notwendig. Nachteilig ist auch die Heizung, da in trockener Luft der Staub mobiler ist und aus dem Kirchenschiff bis in die unzugänglichsten Winkel getragen wird. Nach Baumaßnahmen im Innenraum ist trotz Schutzmaßnahmen oft eine Reinigung der Orgel notwendig und sollte mit eingeplant werden, zum Beispiel gleich beim Abbau der Einhausung durch den Orgelbauer. Mit der Ausreinigung sind meist kleinere Reparaturen und der Ersatz verschlissener Polster und Dichtungen in der Mechanik sowie eine Nachintonation verbunden.  

Oft wird einer der von der Landeskirche ernannten Orgelsachverständigen nur geholt, wenn eine größere Baumaßnahme an der Orgel ansteht und dafür eine Beihilfe der Landeskirche beantragt werden soll. In diesem Fall ist die Stellungnahme tatsächlich unerlässlich, nach der Orgelverordnung der Landeskirche ist ein Orgelsachverständiger jedoch immer einzubeziehen, wenn Arbeiten geplant werden, die zu einer technischen oder klanglichen Veränderung führen. Der Orgelsachverständige beschreibt in einem Gutachten den vorgefundenen Zustand und die nach seiner Einschätzung notwendigen Arbeiten, empfiehlt nach Auswertung der Angebote eine Firma und betreut die Durchführung bis zu Abnahme und Rechnungslegung.

Seit einigen Jahren wird im Rahmen einer Kirchgemeindevisitation durch den Superintendenten ein Orgelsachverständiger beauftragt, alle Orgeln zu besichtigen und auf etwaigen Handlungsbedarf und mögliche Gefährdungen hinzuweisen, wie Schimmel oder Holzwurmbefall. Aus einer solchen Bestandsaufnahme ergibt sich für die Kirchgemeinden ein Arbeitsplan, welche mehr oder weniger dringlichen Maßnahmen zum Schutz und Erhalt der Orgeln notwendig sind. Pandemiebedingt fanden in den vergangenen beiden Jahren kaum Visitationen statt, ein Orgelsachverständiger kann aber auch unabhängig davon beauftragt werden. Gerade in großen neuen Kirchgemeindestrukturen besteht oft der Wunsch, einen Überblick über alle Instrumente und deren Zustand zu erhalten. Für alle Instrumente, deren letzte Besichtigung durch einen Orgelsachverständigen länger als fünf Jahre zurücklegt, übernimmt die Landeskirche die Kosten eines solchen Erstgutachtens. Empfohlen wird eine Begutachtung wenigstens alle 10 bis 15 Jahre, was unter normalen Umständen durch die Verbindung mit den Kirchgemeindevisitationen erreicht würde. Auch vor dem Abschluss eines Wartungsvertrags, sofern sich dieser nicht unmittelbar an eine Orgelbaumaßnahme anschließt, ist eine Begutachtung ratsam, um einen etwaigen Sanierungsstau festzustellen und die notwendigen Wartungsintervalle einzuschätzen.